Những yếu tố quan trọng khi chọn quà tặng cho sự kiện lớn

Bài viết đề cập đến những yếu tố quan trọng khi chọn quà tặng cho sự kiện lớn giúp bạn xử lý hạng mục này hiệu quả nhất có thể. Việc lựa chọn quà tặng sự kiện chưa bao giờ là dễ dàng, đặc biệt là với những sự kiện lớn với đông đảo khách mời tham gia. Mỗi món quà không chỉ đơn thuần là một vật phẩm trao tay mà còn là cách đơn vị tổ chức thể hiện sự chu đáo, tinh tế và chuyên nghiệp. Điều này sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến thương hiệu và sự phát triển của doanh nghiệp, tổ chức sau này.

Hiểu rõ mục tiêu của quà tặng sự kiện cho từng hạng mục

Trong một sự kiện lớn, thường có nhiều hạng mục và chương trình nhỏ khác nhau, vì vậy việc xác định mục tiêu cho từng loại quà tặng là rất quan trọng. Mỗi món quà cần phản ánh rõ ràng thông điệp của chương trình.

Mục tiêu của sự kiện sẽ quyết định loại quà tặng phù hợp. Ví dụ:

• Tăng cường mối quan hệ: Những món quà cá nhân hóa, như sổ tay khắc tên, bút ký cao cấp, hoặc những sản phẩm thể hiện sự quan tâm đến sở thích của người nhận sẽ rất phù hợp.
• Truyền thông thương hiệu: Quà tặng nên có logo, slogan hoặc thông tin về sản phẩm mới của công ty. Ví dụ: một chiếc USB in logo, một chiếc áo thun với thiết kế độc đáo liên quan đến sản phẩm.
• Tri ân: Những món quà có giá trị cao hơn, như đồng hồ đeo tay, trang sức, hoặc những trải nghiệm độc đáo (ví dụ: một chuyến du lịch ngắn ngày) sẽ thể hiện sự trân trọng đối với những đóng góp của người nhận.

Khách mời tham gia và số lượng quà tặng sự kiện

Sự kiện lớn thường thu hút nhiều đối tượng khác nhau, từ lãnh đạo, nhân viên, đối tác đến khách hàng. Việc phân loại quà tặng theo từng nhóm đối tượng giúp tăng tính phù hợp và hiệu quả trong việc đảm bảo chất lượng và số lượng.

Mỗi đối tượng sẽ có những sở thích và mong đợi khác nhau.

• Lãnh đạo: Những món quà thể hiện sự sang trọng, đẳng cấp như rượu vang cao cấp, đồ thủ công mỹ nghệ, hoặc các thiết bị công nghệ hiện đại.
• Nhân viên: Quà tặng nên có tính ứng dụng cao, như voucher mua sắm, thiết bị thể thao, hoặc những khóa học nâng cao kỹ năng.
• Khách hàng: Quà tặng nên mang tính cá nhân hóa, liên quan đến sản phẩm hoặc dịch vụ của công ty. Ví dụ: một bộ sản phẩm chăm sóc da cho khách hàng nữ, một bộ dụng cụ sửa chữa nhỏ cho khách hàng nam.
• ………….

Cân đối ngân sách cẩn thận

Một trong những những yếu tố quan trọng khi chọn quà tặng sự kiện giá rẻ hàng đầu cần lưu ý là ngân sách. Sự kiện lớn thường đòi hỏi số lượng quà tặng lớn, do đó, việc quản lý ngân sách là yếu tố quyết định. Bạn cần lên kế hoạch kỹ lưỡng (có dự trù), để đảm bảo các món quà vừa chất lượng vừa không vượt quá giới hạn chi phí.

Ngân sách sẽ giới hạn các lựa chọn của bạn. Tuy nhiên, với một ngân sách hạn chế, bạn vẫn có thể chọn được những món quà ý nghĩa bằng cách:

• Tìm kiếm những nhà cung cấp uy tín: Họ sẽ tư vấn cho bạn những lựa chọn phù hợp với ngân sách.
• Chọn những món quà có tính ứng dụng cao: Những món quà này thường có giá cả phải chăng hơn nhưng lại rất được ưa chuận.
• Tận dụng các chương trình khuyến mãi: Nhiều nhà cung cấp thường có các chương trình giảm giá hoặc tặng kèm quà.
• Đặt hàng quà tặng sớm: thông thường nếu bạn đặt quà quá sát ngày với sự kiện thì chi phí sẽ bị độn lên một khoản tương đối.

Chọn cách thức và thời điểm tặng quà hợp lý

Việc chọn thời điểm tặng quà trong một sự kiện lớn không chỉ là hành động trao tay mà còn là cách tạo dựng cảm xúc, xây dựng hình ảnh chuyên nghiệp. Do đó, cần sắp xếp thời gian và cách thức tặng quà hợp lý để đảm bảo cả người tặng lẫn người nhận đều thoải mái và chương trình diễn ra suôn sẻ, không bị cháy chương trình.

Bạn cần lưu ý phân bổ thời gian cụ thể, dự trù thời gian trao quà cho từng đối tượng khách mời (ví dụ: 5 phút cho mỗi nhóm), tránh phát sinh làm trễ các phần còn lại. Nếu lượng quà tặng quá nhiều, bạn nên gói quà và đặt ở khu vực dễ tiếp cận để tiết kiệm thời gian, đồng thời cân nhắc đến việc sự dụng đội ngũ hỗ trợ, phát quà theo danh sách đã chuẩn bị trước, giúp việc tặng quà diễn ra nhanh chóng và trật tự.

Sau đây là một số thời điểm tặng quà phổ biến và hiệu quả:

• Trao quà cuối sự kiện: Đây là thời điểm phổ biến nhất vì tạo cảm giác trọn vẹn, giúp khách mời mang quà về nhà mà không phải giữ suốt chương trình.
• Tặng quà theo nhóm hoặc cá nhân: Với những sự kiện có nhiều đối tượng khác nhau, hãy tặng quà theo từng nhóm khách mời tại các điểm dừng chương trình, thay vì để một phần riêng kéo dài.
• Chọn thời điểm chuyển tiếp: Nếu sự kiện có nhiều tiết mục, bạn có thể lồng ghép việc tặng quà vào khoảng thời gian nghỉ giải lao để tránh làm gián đoạn luồng sự kiện chính.

Việc chọn quà tặng cho sự kiện lớn là một quá trình đòi hỏi sự đầu tư thời gian và công sức. Tuy nhiên, với một chút khéo léo và sự quan tâm, bạn hoàn toàn có thể chọn được những món quà ý nghĩa và để lại ấn tượng sâu sắc trong lòng người nhận.

Đơn vị quà tặng Ly Nguyễn trong vai trò là nhà cung cấp dịch vụ quà tặng sự kiện toàn quốc suốt 10 năm qua hy vong rằng bài viết những yếu tố quan trọng khi chọn quà tặng cho sự kiện lớn đã giúp ích cho bạn. Nếu bạn cần cố vấn chuyên môn cho dịp sự kiện sắp tới, xin vui lòng liên hệ để được tư vấn và trò chuyện hoàn toàn miễn phí!