Tin tức
Kế hoạch tổ chức sự kiện chi tiết nhất và dễ hiểu nhất
Th10
Table of Contents
Chi tiết 10 bước cơ bản của kế hoạch tổ chức sự kiện, bạn đã biết chưa?
Có rất nhiều loại hình sự kiện khác nhau: hội thảo, khai trương, giới thiệu sản phẩm, tiệc cuối năm, tiệc cưới,… Mội một sự kiện có những yêu cầu và đặc trưng riêng. Tuy nhiên, nếu muốn thành công, các sự kiện cần có kế hoạch tổ chức nhất định. Vậy quy trình lập kế hoạch tổ chức sự kiện gồm những bước nào? Cách thực hiện ra sao? Mời bạn cùng Quà Tặng Thương Hiệu tìm hiểu các bước lập kế hoạch tổ chức sự kiện nhé!
Xác định sự kiện mà bạn muốn làm là gì?
Cần xác định loại hình sự kiện là gì? Mục tiêu truyền thông? Các yêu cầu khác từ tổ chức? Từ đó lên ý tưởng chủ đạo và chủ đề của sự kiện. Việc này cực kỳ quan trọng vì bước này được xem như là “linh hồn của sự kiện”. Ý tưởng này có thể do chính khách hàng, đối tác của bạn cung cấp hoặc do team của bạn đề xuất.
Mục tiêu sự kiện là gì?
Bước tiếp theo của việc lên kế hoạch tổ chức sự kiện là bạn cần xác định mục tiêu của event là gì? Để xác định được mục tiêu, bạn cần tìm đáp án cho các câu hỏi: Lý do tổ chức? Đối tượng tham dự? Số lượng người tham gia? Bạn mong muốn đạt được gì từ sự kiện? Từ đó bạn mới biết mình chính xác cần làm những gì để sự kiện thành công.
Thông thường, mục tiêu sự kiện sẽ chia thành: Mục tiêu hữu hình và mục tiêu vô hình. Mục tiêu hữu hình là các giá trị mà sự kiện đó mang lại cho khách hàng bằng hiện vật như: sản phẩm từ các chương trình ưu đãi, tặng kèm, giới thiệu sản phẩm dùng thử, những món quà mà Ban tổ chức gửi cho khách mời… Mục tiêu vô hình lại là các giá trị văn hóa, nghệ thuật hay cảm giác vui vẻ, phấn chấn, thích thú, hài lòng, hiểu biết, sự gắn kết… mà khách mời cảm nhận được.
Xây dựng ekip tổ chức sự kiện
Để lên bản kế hoạch tổ chức sự kiện hoàn hảo bao gồm nhiều công đoạn từ chuẩn bị tới truyền thông, quá trình thực hiện và hậu sự kiện. Bên cạnh đó là “hằng hà vô số” công việc không tên, nếu không biết cách sắp xếp, quản lý và không có đội hỗ trợ thì bạn sẽ mãi “quần” trong mớ hỗn độn đó và sự kiện thì fail đến 80%, nhất là với các sự kiện lớn. Một người không thể “gánh” được tất cả. Bởi vậy, việc có một ekip hỗ trợ là vô cùng quan trọng. Một team làm việc ăn ý, đồng hành tổ chức, xử lý hết thảy công việc, không sót việc được gọi là một team event mạnh và có thực lực.
Trong một team, sẽ có một leader có kinh nghiệm, có tầm nhìn, biết kiểm soát và quản lý, đối đãi nhân sự tốt. Người ấy sẽ phối hợp team và sắp xếp các công việc cần thiết như: Quản lý địa điểm, mới khách mời, diễn giả, tìm nhà tài trợ, chuẩn bị hội trường, không gian sự kiện, quản lý nhân sự, công tác truyền thông, tổ chức hoạt động giải trí, sân khấu, âm thanh, ánh sáng, màn hình,…
Xác định thời gian tổ chức sự kiện
Lên danh sách khách mời
Địa điểm tổ chức sự kiện
Xác định địa điểm tổ chức sự kiện là một bước không thể thiếu trong các bước lên kế hoạch để tổ chức sự kiện. Tùy thuộc vào từng loại hình sự kiện mà bạn sẽ lựa chọn địa điểm sao cho phù hợp. Bạn nên lên danh sách những địa điểm đẹp và lý tưởng để liên hệ trước với họ nhằm xác nhận thời gian mong muốn. Bạn cũng nên trực tiếp đến địa điểm đó để có cái nhìn tổng quan nhất. Từ đó, giúp bạn hình dung chi tiết và sắp xếp, lên bố cục cho sự kiện của mình. Đừng quên hỏi và ghi chép lại điều kiện, quy định, điều khoản và chính sách cũng như giá cả của đơn vị có địa điểm đó nhé.
Xây dựng kịch bản chương trình
Một kịch bản của sự kiện chỉnh chu, chi tiết và hợp lý, không kém phần sáng tạo sẽ giúp event đạt được kết quả như mong đợi. Đây là bước cực kỳ quan trọng, liên đới đến nhiều bộ phận và cá nhân liên quan. Mỗi một loại hình thức event sẽ có những yêu cầu và nội dung kịch bản khác nhau. Ban tổ chức cần phải chuẩn bị thật kỹ lưỡng và chi tiết. Xây dựng kế hoạch tổ chức sự kiện bao gồm cả kịch bản tổng quát và kịch bản chi tiết cho MC, cá nhân, KOLs, người phát ngôn liên quan. Kịch bản cần phải phù hợp với mục đích tổ chức và truyền đạt thông điệp đến đúng đối tượng, khách hàng mục tiêu.
Chuẩn bị, thiết lập các hạng mục
Kế hoạch tổ chức sự kiện sao có thể thiếu các hạng mục công việc. Theo đó, ban tổ chức cần lập các nhóm phụ trách và phân công công việc cho từng ban nhóm:
Ban nội dung: Kết hợp cùng BTC lên chương trình tổ chức sự kiện.Chuẩn bị các bài viết, bài phát biểu và tài liệu cho khách mời.
Bạn hậu cần: đảm bảo phần hội trường, hậu trường, quà tặng.
Ban đối ngoại: Chuẩn bị giấy mời, gửi giấy mời.
Ban lễ tân: Phụ trách đón tiếp khách mời ở cổng chương trình.
Tiến hành tổ chức
Trước sự kiện
Tập hợp nhân lực tham gia tổ chức sự kiện, phân chia công việc cụ thể cho từng cá nhân, bộ phận.
Khảo sát địa điểm tổ chức
Liên hệ các bên liên quan, các nhà cung cấp, hỗ trợ thiết bị, công nghệ như: âm thanh, ánh sáng, ẩm thực, sân khấu, hoa tươi, dịch vụ quà tặng,…
Kiểm soát quá trình in ấn, thiết kế, in ấn Bandroll, Backdrop, thư mời, đặt hàng quà tặng sau sự kiện, nghệ sĩ – KOLs tham gia built sự kiện …
Thực hiện truyền thông cho sự kiện.
Sắp xếp thư mời, phương tiện đi lại.
Dàn dựng, lắp đặt sân khấu
Chuẩn bị các phương án dự phòng, plan B cho trường hợp bất ngờ xảy ra.
Tổng duyệt chương trình.
Nhiệm vụ của người tổ chức sự kiện chính là phân công công việc, kiểm soát timeline, theo dõi tiến độ của công việc, … để đảm bảo mọi khâu tiến hành đều mượt mà thuận buồm xuôi gió.
Trong sự kiện
Bộ đàm chính là “người bạn đồng hành” của nhà tổ chức sự kiện lúc này. Giúp bạn quản lý và điều hành công việc từ xa, ở khắp mọi nơi.
Sau sự kiện
Tiến hành thu dọn hiện trường, bàn giao địa điểm.
Trao trả thiết bị, vật dụng từ nhà cung cấp.
Hậu sự kiện – Tổng kết, đánh giá và báo cáo.
Đây là bước quan trọng giúp bạn đánh giá hiệu quả của sự kiện và rút ra những bài học, kinh nghiệm cho events lần sau.
Quà tặng thương hiệu – Đơn vị tài trợ cao cấp cho mọi sự kiện
Với hơn 5 năm phục vụ khách hàng trong các lĩnh vực quà tặng dành cho doanh nghiệp. Quà Tặng Thương Hiệu đã hân hạnh hỗ trợ và đồng hành với hơn 5000 sự kiện lớn nhỏ. Từ ra mắt công ty, tri ân khách hàng, trải nghiệm sản phẩm… Chúng tôi hạnh phúc khi càng ngày càng nhận được sự tin tưởng của Qúy khách hàng và công ty.
Tặng quà là một trong những nét đẹp và đã trở thành truyền thống trong văn hóa của người Việt Nam. Ngày nay, quà tặng sự kiện còn được sử dụng như một chiến lược truyền thông. Nhất là thường được sử dụng kèm với các sự kiện để nâng cao giá trị và gửi gắm tâm tình một cách tự nhiên nhất. Đơn giản nhưng ý nghĩa và chân thành, sâu sắc nhất.
Hiểu được điều này, bằng tất cả sự chu đáo và tâm huyết của mình. Đội ngũ của Công ty Quà tặng thương hiệu luôn tạo ra những sản phẩm đa dạng, tinh tế, hoàn hảo. Theo từng yêu cầu và insight của mỗi doanh nghiệp và sự kiện. Nếu Quý khách hàng còn băn khoăn hoặc chưa biết tìm địa chỉ uy tín nào để “chọn mặt gửi vàng”, góp phần giúp cho kế hoạch tổ chức sự kiện của bạn chỉnh chu và hoàn thiện nhất. Thông tin liên hệ:
CÔNG TY TNHH TMDV LY NGUYỄN
Địa chỉ: 177/ 12F Phan Văn Hớn, Phường Tân Thới Nhất, Quận 12, TP. HCM
Hotline: 0901 888 757 hoặc 0934 826 299
Website: https://quatangthuonghieu.vn/
